Dilema Teknologi Informasi

Terdapat permasalahan yang umumnya terjadi dalam memandang Departemen Teknologi Informasi dalam organisasi. Sejatinya adanya departmen TI diharapkan dapat meningkatkan produktivitas organisasi. Namun dalam kenyataannya terkadang departemen TI tidak memberikan kontribusi maksimal, bahkan dianggap menghambat proses bisnis organisasi. Departemen TI dianggap sulit untuk di kontrol, cenderung menghabiskan biaya yang sangat besar dibanding departemen lain serta departemen TI kurang memiliki komunikasi yang baik dengan manajer diatasnya maupun departemen yang lain.

Dalam tulisan ini akan uraikan metode, rekomendasi praktis untuk menjawab permasalahan tersebut yang diutarakan oleh Piot B. Baschab dalam bukunya The Executive’s Guide to Information Technology, 2nd edition.

Manfaat Teknologi Informasi

Sebagian besar perusahaan menggunakan teknologi untuk mendukung proses bisnis sehingga perusahaan membentuk departemen TI. Departemen Teknologi Informasi telah berkembang dari hanya sebagai pengolah data operasional, menjadi aspek utama dalam mendukung proses bisnis bahkan bisa mengendalikan proses bisnis .

Tujuan dari penggunaan teknologi dan departemen TI adalah untuk meningkatkan produktivitas dalam melakukan proses bisnis. Namun kadang investasi di bidang Teknologi Informasi tidak selalu berhasil meningkatkan produktivitas, banyak investasi besar TI gagal meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Hal ini disebut dengan istilah Paradok produktivitas (dicetuskan Robert Solow tahun 1987).

Berbagai penelitian awal menyimpulkan bahwa investasi di bidang Teknologi Informasi berperan dalam peningkatan produktivitas, hal ini terlihat dalam perekonomian Amerika Serikat dimana pada pertengahan tahun 1990 produktivitas mulai meningkat dan bergerak cepat diawal tahun 2000 akibat investasi di bidang TI.

Pada tahun 2002 Solow mengemukakan bahwa paradok telah hilang, dimana ekonomi Amerika telah sangat bergantung pada teknologi informasi.

Disamping itu berbagai penelitian atau laporan yang mendukung kesimpulan bahwa penggunaaan Teknologi Informasi dalam suatu organisai telah meningkatkan produktivitas diantaranya dilakukan oleh: Kevin J. Stiroh (staff Federal Reserve), Alan Grenspan (Federal Reserve Chairman), Erick Brynjonfsoon (Researcher Massachusetts Institute of Techonology), Lorin Hitt (Wharton School at University of Pensnsylvania), O’ Mahoney and Van Ark tahun 2003. Pada tahun 2000-2005 data sensus mendukung kesimpulan tersebut, Biro Statistik Tenaga Kerja menunjukan bahwa pada periode tahun 2000-2005 tidak hanya menunjukan peningkatan produktivitas yang berkelanjutan, namun produktivitas terus meningkat mengalahkan bidang manufaktur.

Namun pada beberapa tahun terakhir penelitian diteruskan tentang dampak Teknologi Informasi terhadap produktivitas. Dimana penelitian terbaru mencoba mengevaluasi secara lebih rinci peningkatan produktivitas di sector ekonomi dan industri.

Tingkat pengaruh peningkatan produktivitas ekonomi Amerika Serikat disebabkan investasi Teknologi Informasi masih dalam perdebatan namun ada dua hal yang disepakati, pertama perkembangan produktivitas pekerja dimulai tahun 1995 dan semakin berkembang pada tahun 2000. Kedua sebagian perkembangan produktivitas adalah akibat dari dibuat, dikembangkan dan penggunaan Informasi Teknologi Informasi secara efektif dalam organisasi.

Salah satu bukti peran Teknologi Informasi (kombinasi penggunaan hardware dan software) terhadap perusahaan adalah peningkatan ramalan penjualan secara signifikan, tutup buku lebih cepat, penanganan inventori lebih ketat, rantai pasokan dipersingkat, komunikasi dengan kostumer lebih efektif, informasi menjadi lebih baik untuk pengambilan keputusan bisnis. Contoh beberapa perusahaan yang mendapatkan keuntungan dari penggunaan Teknologi Informasi dalam kegiatan bisnisnya adalah: General Electric (GE), Weirton steel, Roadway Express, United Health Group, KIAH, Tsutaya, CSX, Dell Computer, Baptist Health South Florida, Atmos Energy dan lain-lain.

Keuntungan inovasi Teknologi Informasi tidak hanya berlangsung dikantor namun telah mempengaruhi gaya hidup dengan adanaya perkembangan mobile computing, teknologi wireless, internet, dan media hiburan lain.

Perusahaan mengadopsi teknologi untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi pengeluaran, mengendalikan pendapatan, menyediakan kemampuan yang baru untuk konsumen dan pemasok, dan meningkatkan daya saing. Peneliti, pendidik, ekonom, pakar, terutama manajer bisnis dan konsumen setuju bahwa investasi dalam bidang Teknologi Informasi tidak bisa dihindari dan mempunyai keuntungan bersifat umum. Namun yang mengejutkan bahwa studi tentang kepuasan bisnis terhadap Teknologi Informasi dan inisiatif Teknologi Informasi menghasilkan nilai yang jelek.

Kerugian Teknologi Informasi

Terlepas dari dampak yang mengsesankan dari investasi di bidang teknologi dalam dunia bisnis, departemen Teknologi Informasi merupakan sumber frustasi yang luar biasa, hilangnya kesempatan, dan terjadinya ketidakefisienan dalam perusahaan. Sering pula terjadi pertentangan manajer perusahaan dengan department Teknologi Informasi.

Salah satu bukti kegagalan Teknologi Informasi disampaikan oleh Standish Group sebuah grup penelitian dan konsultan teknologi yang telah melakukan analisis mendalam selama tujuh tahun lebih (sejak tahun 1994) terhadap hasil atau keluaran dari perusahaan yang bergerak dalam proyek Teknologi Informasi. Para peneliti mengemukakan bahwa inisiatif Teknologi Informasi memiliki tingkat kegagalan sangat tinggi. Mereka menemukan fakta bahwa lebih dari lima persen proyek Teknologi Informasi telah melebihi batas waktu dan biaya awal. Tiga puluh satu persen proyek dibatalkan. Waktu rata-rata penyelesaian proyek 222 persen dari perkiraan semula. Sehingga tidak munngkin untuk menghitung peluang proyek yang hilang. Hanya sekitar enam belas persen proyek dapat diselesaikan sesuai batas waktu dan biaya.

Satu decade kemudian Standish Group menemukan tingkat keberhasilan meningkat menjadi dua puluh sembilan persen namun nilai tersebut masih terbilang rendah. Dan diperkirakan pengeluaran untuk anggaran Teknologi Informasi adalah 2-9 persen dari pendapatan.

Penelitian lain dilakukan KPMG menemukan bahwa 87 persen proyek teknologi informasi yang disurvey mengalami pembengkakan anggaran lebih dari 50 persen dari nilai awal, 45 persen proyek mengalami kegagalan dari apa yang diharapkan, dan hamper 90 persen keluar dari jadwal yang ditetapkan.

Selain itu sebuah survey yang dilakukan symposium Joint Aerospace Weapon Systems (JAWS) menemukan bahwa 75 persen dari anggaran perankat lunak dikeluarkan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat merupakan sitem yan tidak pernah digunakan atau dibatalkan sebelum batas waktu penyelesaian.

Beberapa perusahaan yang mengalami kerugian akibat kegagalan investasi Teknologi Informasi adalah: Denver International Airport, Heshey Foods, Nike,Washington State Department of Licensing, Missisippi Department of Information Technology Services (ITS), Cisco System, Fox Meyyer Drug, Tri Valley Growers, W. W. Grainger Inc, dan lain-lain.

Pada tahun 2005 IEEE mepublikasikan perangkat lunak “hall of shame” menyoroti beberapa kegagalan pelaksanaan sistem beberapa waktu sebelumnya. Total biaya untuk proyek-proyek gagal sebesar $5 miliar dolar, belum lagi untuk biaya kerusakan, kehilangan pendapatan, dan biaya lain.

Ketidakpuasan terhadap departemen Teknologi Informasi di setiap level perusahaan didokumentasikan oleh marcy Lacity dan Rudy Hirschheim dalam peneltiannya: Information Outsourching: Myths, Metaphors, and Realities. Dalam penelitian tersebut diungkapkan bahwa hanya 2 dari 13 perusahaan yang di teliti stuju bahwa departemen Teknologi Informasi sangat penting dalam mencapai keberhasilan perusahaan.

Seorang CIO menulis dalam majalah CIO bahwa Teknologi Informasi dalam banyak perusahaan telah dikucilkan walaupun diakui pentingnya terhadap proses produksi dan produktivitas. Selanjutnya departemen Teknologi Informasi telah kehilangan rasa hormat dari departmen lain dan departemen Teknologi Informasi telah keluar dari diskusi proses bisnis dan departemen Teknologi Informasi telah kehilangan konsistensi dalam manajemen proyek, proses, dan produksi.

Setelah diketahui permasalah dari pengeluaran Teknologi Informasi, maka perusahaan harus lebih efektif mengelola pengeluaran untuk Teknologi Informasi.

Kepuasan Teknologi Informasi

Salah satu cara yang digunakan untuk mengukur efektifitas penggunaan Teknologi Informasi adalah dengan menentukan tingkat kepuasan keseluruhan terhadap Teknologi Informasi meliputi: jumlah layanan level konsumen, pengurangananggaran, peningkatan operasi bisnis, atau hal-hali lain yang berhubungan dengan kepuasan terhadap Teknologi Informasi.

Awalnya perusahaan dengan Teknologi Informasi yang terbatas berada pada kuadaran kepuasan terhadap Teknologi Informasi rendah. Selanjutnya untuk meningkatkan operasional Teknologi Informasi dan mencapai manfaat yang diharapkan, perusahan mulai berinvestasi dalam teknologi. Selanjutnya tim manajerial mencari cara atau menemukan cara untuk meningkatkan kepuasan terhadap Teknologi Informasi karena telah dilakukan pengeluaran untuk investasi Teknologi Informasi.

IT satisfaction vesus IT spending

Dilema Teknologi Informasi

Kenapa saat ini Teknologi Informasi merupakan hal mutlak dalam setiap perusahaan, tapi kepuasan dari manajer senior rendah terhadap departemen Teknologi Informasi? Kepuasan yan rendah dari konsumen?

Mengapa perusahaan menghabiskan anggaran sebesar 9 persen dari pendapatan untuk investasi di bidang Teknologi Informasi sementara kapuasan dari hasil investasi belum sesuai yang diharapkan?

Permaslahan-permasalahan tersebut merupakan salah satu dampak dari investasi Teknologi Informasi. Banyak perusahaan terjebak dalam dilemma yang membingungkan. Mereka dituntut harus berinvestasi dalam bidang Teknologi Informasi jika tidak untuk meningkatkan produktivitas setidaknya untuk tetap bisa bersaing.

Penelitian yang telah dilakukan menjelaskan bahwa kegagalan departemen Teknologi Informasi dalam efektifitas anggaran, meningkatkan kepuasan telah merugikan perusahaan dan personel dari departemen Teknologi Informasi tersebut.

Banyak perusahaan salah dalam menangani permasalahan tersebut bahkan menambah masalah baru dengan peningkatan anggaran untuk Teknologi Informasi. Hal tersebut menempatkan perusahaan terdapat pada matrik pengeluaran yang sangat besar dengan harapan kepuasan yang tinggi juga.